Người dân làm thủ tục công chứng tại TP.HCM – Ảnh: N.X.
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 1-7. Trong số những thay đổi đáng chú ý, quy định bắt buộc chụp ảnh quá trình ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên đã thu hút sự quan tâm đặc biệt của dư luận.
Bạn đọc Phạm Ngọc Sơn, đang làm việc tại một phòng công chứng ở TP.HCM, gửi đến Tuổi Trẻ Online bài viết góp thêm một góc nhìn về vấn đề này.
Vì sao phải chụp ảnh, quay phim khi công chứng?
Một trong những tác động tích cực và được kỳ vọng nhất của quy định chụp ảnh là tạo ra một “vũ khí” hữu hiệu để chấn chỉnh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh trong ngành công chứng.
Trước đây, các chiêu trò như “công chứng treo”, “ký chờ” – nơi các bên không có mặt đồng thời, hay dịch vụ “công chứng tận nơi” sai quy định đã làm méo mó thị trường. Các hình thức này không chỉ tạo ra lợi thế bất bình đẳng cho các đơn vị làm ăn gian dối mà còn đẩy người dân vào những giao dịch tiềm ẩn rủi ro pháp lý khôn lường.
Quy định chụp ảnh với yêu cầu phải thể hiện rõ sự có mặt đồng thời của các bên và công chứng viên tại thời điểm ký kết đã trở thành bằng chứng không thể chối cãi, triệt tiêu gần như mọi cơ hội cho việc ký khống hay ký trước.
Không còn đất cho những hợp đồng “treo” mà bên bán đã ký nhưng bên mua vắng mặt – một thực trạng có thể khiến toàn bộ giao dịch bị vô hiệu.
Một sân chơi bình đẳng, minh bạch hơn được thiết lập, nơi các tổ chức hành nghề chân chính có thể cạnh tranh lành mạnh, đồng thời bảo vệ người dân khỏi các giao dịch rủi ro, góp phần củng cố niềm tin vào tính nghiêm minh của hoạt động công chứng.
Trước đây, việc chứng minh ai đã thực sự có mặt và ký tên đôi khi chỉ dựa vào trí nhớ và lời khai – những thứ có thể thay đổi hoặc bị phủ nhận.
Giờ đây, bức ảnh trở thành một chứng cứ khách quan, không thể chối cãi, gần như vô hiệu hóa các hành vi giả mạo chữ ký, mạo danh hoặc chối bỏ trách nhiệm sau khi đã ký kết.
Hơn thế nữa, mỗi bức ảnh là một “dấu ấn hình ảnh” độc nhất, gắn liền với từng giao dịch cụ thể. Nó tạo ra một lớp minh bạch bao trùm toàn bộ quy trình, giúp việc truy vết và kiểm tra khi có khiếu nại trở nên đơn giản và chính xác.
Thực tế tại văn phòng công chứng của tôi làm việc, sau tuần đầu tiên áp dụng quy định, mọi việc diễn ra khá suôn sẻ. Ban đầu, một số người dân có chút bỡ ngỡ, thậm chí e ngại, nhưng sau khi được công chứng viên giải thích về quy định mới của pháp luật, đồng thời hình ảnh còn giúp bảo vệ chính quyền lợi của họ, hầu hết đều vui vẻ hợp tác.
Tâm lý chung cho thấy người dân hiểu rằng đây là quy định bắt buộc và việc tuân thủ sẽ giúp giao dịch của họ an toàn hơn về sau.
Trong các giao dịch có giá trị lớn như nhà đất, tài sản, người Việt luôn có tâm lý “ăn chắc mặc bền”, mong muốn có những bằng chứng hữu hình, không thể chối cãi để phòng ngừa rủi ro.
Hình ảnh ký kết trở thành một dạng “vật chứng” hiện đại, củng cố niềm tin và sự an tâm cho các bên tham gia, vốn coi trọng sự rõ ràng để tránh các tranh chấp về sau.
Những vấn đề còn bỏ ngỏ
Tuy nhiên, quy định mới về chụp ảnh đang đặt thêm gánh nặng nghiệp vụ lên vai các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Quy trình này không chỉ đơn thuần là một cú bấm máy, mà còn bao gồm các bước như sắp xếp vị trí, đảm bảo ảnh đáp ứng tiêu chuẩn, in ấn và lưu trữ. Ước tính mỗi giao dịch có thể kéo dài thêm từ 5-10 phút, gây ùn ứ vào những ngày cao điểm.
Đặc biệt, các tổ chức hành nghề công chứng phải đầu tư cho các giải pháp bảo mật số như hệ thống lưu trữ riêng, phần mềm chống tấn công mạng và quy trình sao lưu dữ liệu để ngăn chặn rò rỉ thông tin.
Tổng hợp các chi phí này tạo ra gánh nặng đáng kể, có thể ảnh hưởng đến giá dịch vụ.
Quy định chụp ảnh vô tình chạm đến một trong những vấn đề nhạy cảm nhất: quyền riêng tư và bảo mật thông tin cá nhân.
Nỗi lo của người dân không phải là không có cơ sở, bởi trên thực tế quy trình triển khai đang bộc lộ sự thiếu đồng bộ và phát sinh nhiều vấn đề.
Có văn phòng đầu tư máy ảnh chuyên dụng, nhưng không ít nơi lại sử dụng điện thoại cá nhân của công chứng viên để chụp ảnh.
Nguy hiểm hơn, để tiện cho việc in ấn, những hình ảnh này thường được chuyển tiếp qua các ứng dụng nhắn tin phổ biến như Zalo, Messenger. Quy trình tự phát này vô tình đã đẩy một dữ liệu pháp lý nhạy cảm ra khỏi phạm vi kiểm soát an toàn của tổ chức, lưu trữ nó trên máy chủ của bên thứ ba và tạo ra nguy cơ rò rỉ từ chính thiết bị cá nhân.
Dù luật đã nêu rõ mục đích lưu trữ, nhưng lại hoàn toàn bỏ ngỏ các quy định mang tính kỹ thuật về một quy trình khép kín: chụp bằng thiết bị nào, truyền tải qua kênh bảo mật ra sao, in ấn và tiêu hủy bản nháp thế nào.
Ai sẽ chịu trách nhiệm nếu hình ảnh cá nhân bị lạm dụng sau khi đã “dạo một vòng” qua các ứng dụng trung gian?
Điều này đòi hỏi phải sớm hoàn thiện khung pháp lý về bảo mật, cần có sự nỗ lực phối hợp giữa các bộ, ban ngành và tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng.
Trọng tâm là cần phải xác định hình ảnh công chứng là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, yêu cầu quy trình lưu trữ được mã hóa, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và quy định chế tài xử lý nghiêm khắc đối với hành vi làm lộ, lọt thông tin.
Bên cạnh đó cần tăng cường kiểm tra, giám sát từ sở tư pháp và Cục Bổ trợ tư pháp. Việc thanh tra, kiểm tra đột xuất không chỉ dừng ở việc “có chụp ảnh hay không” mà phải đi sâu vào quy trình bảo mật dữ liệu số và các biện pháp an ninh mạng tại văn phòng công chứng.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ là chìa khóa. Các văn phòng công chứng cần đầu tư vào hệ thống lưu trữ và bảo mật hiện đại, trong khi Nhà nước cần có cơ chế hỗ trợ và đào tạo bắt buộc về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho đội ngũ công chứng viên.