Tổ chức, cá nhân thực hiện việc tách thửa, hợp thửa đất sẽ nộp hồ sơ tại Trung tâm phục vụ hành chính công, Văn phòng hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Trong Sổ tay hướng dẫn công tác quản lý nhà nước lĩnh vực đất đai khi thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, Bộ Nông nghiệp và Môi trường nêu rõ việc tách thửa hoặc hợp thửa đất sẽ thực hiện theo ba bước tại chính quyền cấp tỉnh.
Bước một, người sử dụng đất nộp hồ sơ đến một trong các địa điểm trên địa bàn cấp tỉnh là Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực.
Trường hợp nộp trực tuyến thì hồ sơ nộp phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực. Đối với trường hợp thực hiện xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận đã cấp thì người yêu cầu nộp bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp.
Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, người yêu cầu phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định, trừ các giấy tờ là giấy phép xây dựng, quyết định phê duyệt dự án đầu tư, quyết định đầu tư, giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư, quyết định phê duyệt hoặc quyết định phê duyệt điều chỉnh quy hoạch xây dựng chi tiết, bản đồ điều chỉnh quy hoạch xây dựng chi tiết.
Người dân đến làm thủ tục tại Trung tâm phục vụ hành chính công TP Hà Nội. Ảnh: Giang Huy
Bước hai, cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ, cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung.
Trường hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước ba, Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ, thông tin về người sử dụng đất, ranh giới, diện tích, loại đất của các thửa đất trên hồ sơ lưu trữ.
Cơ quan chức năng sẽ đối chiếu quy định tại Điều 220 của Luật Đất đai để xác định điều kiện tách thửa, hợp thửa đất. Nếu hồ sơ không đủ điều kiện tách thửa, hợp thửa đất, hoặc đủ điều kiện tách thửa, hợp thửa đất nhưng Giấy chứng nhận đã cấp không có sơ đồ thửa đất hoặc có sơ đồ thửa đất nhưng thiếu kích thước các cạnh hoặc diện tích và kích thước các cạnh không thống nhất thì trong thời hạn ba ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất trả hồ sơ cho người sử dụng đất và thông báo rõ lý do.
Nếu hồ sơ đủ điều kiện, trong 5 ngày làm việc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai xác nhận đủ điều kiện tách thửa, hợp thửa đất kèm các thông tin thửa đất vào Đơn đề nghị tách thửa đất, hợp thửa đất, đồng thời xác nhận vào Bản vẽ tách thửa, hợp thửa đất để hoàn thiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với các thửa đất sau tách thửa, hợp thửa.
Trường hợp tách thửa, hợp thửa đất mà không thay đổi người sử dụng đất thì Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện việc chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; đồng thời cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho các thửa đất sau khi tách thửa đất, hợp thửa đất cho người được cấp.
Trường hợp tách thửa, hợp thửa đất mà có thay đổi người sử dụng đất thì thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định. Hồ sơ để thực hiện thủ tục này gồm: Đơn đề nghị tách thửa, hợp thửa đất; Bản vẽ tách thửa, hợp thửa đất; Giấy chứng nhận đã cấp; Các văn bản của cơ quan có thẩm quyền có thể hiện nội dung tách thửa đất, hợp thửa đất (nếu có).
Thời gian giải quyết không quá 12 ngày làm việc. Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện không quá 22 ngày làm việc.
Gia Chính