Việc chuyển đổi địa chỉ hành chính sẽ tạo ra tác động lớn đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức lẫn doanh nghiệp – Ảnh minh họa: HP
Từ ngày 1-7, việc chuyển đổi từ địa giới hành chính 3 cấp sang 2 cấp sẽ tạo ra một khối lượng công việc khổng lồ cho tất cả các bên liên quan, từ cơ quan quản lý nhà nước, chính quyền địa phương cho đến doanh nghiệp, đặc biệt là các hệ thống kỹ thuật và dịch vụ có sử dụng bản đồ và địa chỉ.
Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh những rủi ro, sai sót và gián đoạn vận hành.
Nhận diện 6 thách thức
Theo ông Ôn Như Bình, đồng sáng lập kiêm giám đốc điều hành Công ty cổ phần EMDDI (nền tảng điều vận tải cho các hãng như Xanh SM, Taxi Group, Lado,…), việc chuyển đổi địa chỉ hành chính sẽ tạo ra những tác động đáng kể đến hoạt động của nhiều doanh nghiệp.
Đặc biệt, các ngành như thương mại điện tử, vận tải (bao gồm taxi, gọi xe, giao hàng, logistics) và bất động sản sẽ chịu ảnh hưởng lớn.
Trong khi đó, các doanh nghiệp ở những ngành khác, đặc biệt là những đơn vị sử dụng phần mềm quản lý ở cấp phường/xã, sẽ cần nhiều thời gian hơn để triển khai đồng bộ các thay đổi này.
Ông Bình dự đoán trong quá trình chuyển đổi, các tổ chức sẽ phải đối mặt với sáu nhóm thách thức lớn.
Thứ nhất, khối lượng công việc lớn và nguy cơ bị sai sót, xử phạt. Việc phân biệt giữa “sử dụng địa chỉ trong vận hành hằng ngày” và “bắt buộc chuyển đổi, lưu trữ địa chỉ theo đơn vị hành chính mới” là rất quan trọng.
Nếu không có kế hoạch cụ thể và lường trước các tình huống phát sinh, tổ chức dễ gặp rối loạn hệ thống, xảy ra sai sót và có thể bị xử phạt theo quy định.
Thứ hai, rủi ro khi sử dụng API bản đồ của bên thứ ba. Hiện nhiều nhà cung cấp API bản đồ vẫn chưa xác nhận khả năng hỗ trợ đầy đủ địa chỉ hành chính mới. Một số bên đã mở thí điểm nhưng độ chính xác chưa được xác nhận.
Do đó các ứng dụng sử dụng API bản đồ của bên thứ 3 cần lường trước các rủi ro nếu địa chỉ bị sai.
Thứ ba, người dùng khó xác định địa chỉ tương đương giữa cũ và mới. Việc chuyển đổi có thể gây nhầm lẫn. Ông Bình lấy ví dụ, trước đây có thể dễ dàng phân biệt “5 Quang Trung (Hoàn Kiếm)” với “5 Quang Trung (Hà Đông)”, nhưng trong hệ thống địa chỉ 2 cấp, việc thiếu thông tin quận/huyện dễ gây nhầm lẫn trong giao tiếp, giao hàng, đi lại.
Thứ tư, chuẩn hóa dữ liệu địa chỉ. Việc chuyển đổi chỉ hiệu quả khi dữ liệu đầu vào được chuẩn hóa. Nếu địa chỉ được nhập tùy tiện, không theo định dạng chuẩn hoặc viết tay thiếu nhất quán, quá trình xử lý và chuyển đổi sẽ trở nên phức tạp, tốn kém.
Thứ năm, yêu cầu về hóa đơn theo địa chỉ mới. Các quy định hiện hành yêu cầu xuất hóa đơn theo địa chỉ hành chính mới. Trong khi đó, một số hệ thống vận hành có thể vẫn sử dụng địa chỉ cũ. Do đó doanh nghiệp cần rà soát, cập nhật thông tin và làm việc với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể, tránh sai phạm trong kê khai và xuất hóa đơn.
Thứ sáu, các khoản chi phí ẩn trong quá trình chuyển đổi. Từ việc cập nhật hệ thống phần mềm, điều chỉnh API, sửa đổi biển bảng, in lại hóa đơn, hợp đồng… đều phát sinh chi phí. Những khoản này có thể không nhỏ, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô vận hành lớn hoặc có nhiều điểm chạm dữ liệu về địa chỉ.
Lưu trữ song song địa chỉ cũ và mới
Để giảm thiểu chi phí từ những rủi ro nêu trên, ông Bình gợi ý một số giải pháp mà các tổ chức có thể tham khảo. Trước hết, cần lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu một cách có kiểm soát, bao gồm bước kiểm tra, đối chiếu và thử nghiệm trước khi chính thức triển khai.
Việc lưu trữ song song địa chỉ cũ và mới trong thời gian đầu cũng là cách để đảm bảo vận hành không bị gián đoạn. Ngoài ra các hệ thống nên hỗ trợ hiển thị cả hai định dạng địa chỉ, hoặc ít nhất cung cấp tùy chọn cho người dùng biết địa chỉ mới tương ứng.
Điều này sẽ giúp người dùng làm quen dần với địa chỉ mới và hạn chế nhầm lẫn. Đặc biệt, việc cập nhật hóa đơn theo địa chỉ mới cần sự phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để đảm bảo đúng quy định và tránh rủi ro về pháp lý.
Cuối cùng, ông Bình cho rằng thời điểm hiện nay, nếu Chính phủ có thể đẩy mạnh việc chuẩn hóa và triển khai đồng bộ mã bưu chính (Zip Postal Code) cho địa chỉ hành chính 2 cấp, đây sẽ là một giải pháp nền tảng tối ưu.
Việc này không chỉ giúp đồng bộ hệ thống giữa các bên (bản đồ, vận chuyển, hành chính và thương mại), mà còn giúp tiết kiệm nhiều nguồn lực trong tương lai nếu có bất kỳ sự thay đổi nào khác.